7 Gründe, warum Sie Ihre E-Mail-Empfänger zum Antworten bewegen sollten

Autor Return Path 

Längst ist es kein Geheimnis mehr, dass Mailbox Provider ihre Filterentscheidungen zunehmend auf das Maß an Engagement stützten, das ihre User mit werblichen E-Mails zeigen. Als besonders positives Signal wird das Antworten auf die E-Mail gewertet, da dies (in den meisten Fällen) auf eine gewünschte Kommunikation mit dem Versender verweist. Es fördert bei Mailbox Providern die Reputation Ihre Marke und Ihre E-Mails werden als vertrauenswürdig angesehen, was wiederum Ihre Chancen erhöht, dass Ihre E-Mails an den Posteingang zugestellt werden und nicht im Spam-Ordner landen.

Soweit zu diesem generellen Vorteil, den Sie durch fleißig antwortende Abonnenten gewinnen.

Im Folgenden nenne ich Ihnen sieben weitere, spezifischere Gründe, Ihren Abonnenten den „Reply“ auf Ihre E-Mails leicht zu machen und attraktiv erscheinen zu lassen:

1.    Wenn Abonnenten leicht mit Fragen, Anregungen oder auch Einwänden mit Ihnen in Dialog treten können, ist das ein Pluspunkt im Kundenservice, der Sie im Wettbewerb hervorhebt. Dies wird auch die Loyalität Ihrer Kunden fördern.

2.    Gerade von kleineren Unternehmen wird erwartet, dass sie eine engere Kundenbeziehung pflegen. Nehmen Sie sich die Zeit, jede E-Mail zu lesen und zu beantworten. Beim Aufbau Ihrer Kundenbasis sollten Sie jede Gelegenheit nutzen, Ihren Service attraktiv zu gestalten, so dass Ihre Kunden Ihnen langfristig treu bleiben.

3.    Wenn ein Abonnent antworten möchte, aber feststellt, dass die E-Mail von einer „No-reply“-Adresse stammt (no-reply@domain.com o.ä.), ist das frustrierend und erzeugt den Eindruck, dass Sie schwer zu erreichen sind und nicht mit Fragen oder Problemen bezüglich Ihrer Produkte oder Services konfrontiert werden wollen. Stattdessen ist eine Absenderadresse mit klarem Service-Bezug empfehlenswert – etwa „kundendienst@domain.com“.

4.    Antwortet ein Abonnent versehentlich auf eine E-Mail mit „No-reply“-Absender, wird er keine Antwort von Ihnen oder eine Fehlermeldung erhalten. Die Wahrscheinlichkeit ist dann hoch, dass er sich abmeldet oder zukünftige Mails von Ihnen als Spam markiert.

5.    Mit der Antwort-Möglichkeit auf Ihre E-Mails erhalten Sie automatisch auch Abwesenheitsmeldungen, die Ihnen bestätigen, dass die Empfängeradresse einer realen Person gehört und keine Spamfalle darstellt.

6.    Die E-Mail-Applikationen einiger Mailbox Provider (wie Gmail, Yahoo, Hotmail) ermöglichen die automatische Aufnahme der Versenderadresse in die Kontaktliste des Empfängers, sobald dieser auf eine E-Mail antwortet. Wenn Ihre „Von:“-Adresse in das Adressbuch des Kunden oder seine Kontakte eingetragen wird, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass E-Mails dieses Versenders künftig der Spamfilterung entgehen und im Posteingang landen.

7.    Einige Abonnenten werden antworten, um sich vom Erhalt Ihrer E-Mails abzumelden oder um ihre Daten zu aktualisieren. Wenn der Abmeldewunsch ignoriert wird, werden sie weitere E-Mails von Ihnen wahrscheinlich als Spam betrachten. Im Fall, dass Abonnenten Sie über die Änderung ihrer E-Mail-Adresse informieren wollen und Sie das nicht zur Kenntnis nehmen, ist die Gefahr hoch, dass die alte Adresse sicherlich inaktiv und potenziell zur Spamfalle umfunktioniert wird.

Wenn Ihre Sicherheitsrichtlinien oder andere Erwägungen eine „No-reply“-Absenderadresse erforderlich machen, sollten Sie zumindest eine E-Mail als automatische Antwort einstellen, die Kunden genaue Informationen bietet, wie sie Ihr Unternehmen kontaktieren und Antworten auf Fragen etc. erhalten können. Alternativ sollten Ihre E-Mail-Inhalte die deutlich erkennbare Information enthalten, wie der Kunde Sie am besten erreichen kann – beispielsweise, um persönliche Daten zu aktualisieren oder Fragen zu stellen.

Je mehr Interaktionen Ihre E-Mails auslösen, desto besser ist Ihre Posteingangsrate. Können Ihre Abonnenten und Kunden bequem auf Ihre E-Mails antworten, gewinnen sie den Eindruck einer guten Service-Orientierung. Bieten Sie ihnen die Möglichkeit, auf jede E-Mail zu antworten, um ein Problem zu lösen oder Fragen zu stellen. Der Lohn ist die Loyalität Ihrer Kunden, das Wichtigste für langfristigen Erfolg.

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