Antworten auf Ihre Fragen: E-Mail Blacklists

Autor Return Path 

Vor ein paar Wochen durfte ich Ihnen im Rahmen eines Webinars das Thema Blacklisting ein wenig näher bringen (hier geht es zur OnDemand Version des Webinars). Leider kamen wir nicht dazu alle Fragen während des Webinars zu beantworten. Das möchte ich hiermit nachholen.

Frage: Im Moment versenden wir unterschiedliche E-Mail-Typen (Transaktion/Werbung/etc.) über verschiedene Domains. Wir werden bald unseren ESP wechseln und im Zuge dieses Wechsels wollen wir Sub-Domains für die unterschiedlichen E-Mail-Typen verwenden. Gibt es dabei Risiken, die wir beachten sollten?
Antwort: Die neue Strategie – Subdomains zu verwenden anstatt unterschiedlicher Domains – ist grundsätzlich positiv zu bewerten. Verschiedene Domains könnten für einen Blacklist-Anbieter darauf hindeuten, dass Sie Ihr Volumen auf verschiedene E-Mail-Ströme verteilen, um so einer Filterung zu entgehen; dementgegen können die E-Mails von verschiedenen Sub-Domains klar Ihrem Unternehmen zugeordnet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie nur mehr einen Postmaster und ein Abuse-Account benötigen und diese nicht mehr für jede verwendete Domain erstellen und pflegen müssen.
Es gibt ein kleines Risiko, dass Ihre Firmendomain in Mitleidenschaft gezogen wird, wenn Sub-Domain(s) durch Blacklisting-Vorfälle auffallen. Aber dieses Risiko ist als geringer einzustufen als das, als ein Versender eingestuft zu werden, der versucht der Filterung zu entgehen.

F: Kann der Inhalt einer E-Mail zu einem Blacklisting führen?
A: Im Webinar erwähnte ich URI Blacklists, welche Domains oder Hyperlinks listen, die für Spam verantwortlich sind bzw. Spammern zugeordnet werden. Wenn Sie einen solchen Hyperlink in Ihrer E-Mail verwenden, ja, unter dem Gesichtspunkt ist es wohl der E-Mail Inhalt, der dafür sorgt, dass die E-Mail abgeblockt wird. Doch diese Frage bezog sich vermutlich mehr auf die Art der E-Mail und deren mögliche Auswirkung auf ein Blacklisting. In diesem Fall ist die Frage zu verneinen. Blacklist Anbieter kümmert es in der Regel wenig, welches Thema oder welche Inhalte Ihre E-Mail hat; es geht vielmehr darum, ob Sie Best Practices folgen und nur an Opt-in Adressen senden. Weitaus wichtiger als der E-Mail Inhalt ist also, ob Sie eine Spamfalle angeschrieben haben, die niemals in den Empfang Ihrer Mails eingewilligt hat. Nachdem ein solches Problem auftritt ist es durchaus wahrscheinlich, dass auch der E-Mail-Inhalt unter die Lupe genommen wird, so dass dementsprechend festgelegt werden kann, welche Lösungswege es gibt, um das Blacklisting wieder aufzuheben.

F: Sie erwähnten im Webinar, dass man keine E-Mail Adresslisten kaufen sollte. Wie sieht es mit dem Mieten von E-Mail Adressen aus?
A: Adresslisten zu kaufen oder zu mieten muss etwas unterschiedlich bewertet werden. Doch auch beim Mieten von Adresslisten besteht das Problem, dass Sie die Erwartungshaltung der Adressaten nicht kennen. Obwohl Ihre E-Mail an diese Adressaten legitim verschickt wird (insofern aus diesem Gesichtspunkt nicht als Spam gilt), so ist die Wahrscheinlichkeit doch hoch, dass einige Adressaten sie als Spam bewerten werden und damit eine Spam-Beschwerde auslösen. Diese Spam-Beschwerde wird von vielen Blacklist-Anbietern in die Bewertung der IP oder Domain mit einbezogen. Das Opt-in zu belegen ist eine weitere Problematik. Gehen wir davon aus, dass Sie auf einer Blacklist stehen und belegen müssen, das Opt-in Ihrer Adressaten vorliegen zu haben – bei gemieteten Adresslisten kann sich dies als sehr schwierig herausstellen.

F: Welche Beweise müssen wir einem Blacklist Provider vorlegen, um eine Einwilligung zum Empfang unserer E-Mail (Opt-in) nachzuweisen?
A: Mit der E-Mail-Adresse sollten Sie auch speichern (Ihre Datenschutzrichtlinien sollten das entsprechend reflektieren): die IP-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung und die Art der Anmeldung (welches Formular/am POS/etc.). Aber den meisten Blacklist Providern reicht es aus, wenn Sie dokumentieren können, wie Sie neue E-Mail Abonnenten gewinnen. Außerdem sollten Sie dem Blacklist Provider Informationen darüber liefern, wie er sich selbst für Ihre E-Mails anmelden kann, so dass er sich selbst ein Bild von Ihren Prozessen/Mails machen kann.

F: Wir nutzen eine Shared IP. Was ist zu tun, wenn diese IP auf einer Blacklist erscheint?
A: Wenn Ihr ESP, der die Shared IP-Versandadresse betreibt, alles unternommen hat, um den Versender zu identifizieren, der das Blacklisting verursacht hat, und diesen in Folge dessen suspendiert hat, so wird die IP in der Regel sehr schnell wieder von der Blacklist entfernt. Blacklist Anbietern ist nicht daran gelegen, legitime E-Mail-Versender zu bestrafen; ihr Augenmerk liegt darauf, unerwünschte E-Mails zu stoppen.
Tipp: Lesen Sie hier, ob Sie sich für eine dedizierte oder eine shared IP für Ihren E-Mail Versand entscheiden sollten.

F: Können Spamfallen E-Mails öffnen oder klicken?
A: Eine wirklich spannende Frage! Einige Blacklist Anbieter, die Spamfallen betreiben, behalten sich das Recht vor E-Mails zu öffnen, d.h. auch das für die Messung der Öffnungsrate benötigte Tracking Pixel herunterzuladen. Doch obwohl eine E-Mail gelesen wird sollte das nicht als Einwilligung des Erhalts fehl-interpretiert werden.

F: Was ist Ihre Empfehlung hinsichtlich einer aktiven „Reply-to“-Adresse, insbesondere wenn große E-Mail Volumina versendet werden?
A: Sie können auf Ihren E-Mail Server verschiedenste Regeln einrichten, die Ihnen die Handhabung der Reply-to Antworten erleichtern können. Doch der beste Weg mit diesen E-Mails umzugehen ist mittels spezieller Softwareprogramme. Der Großteil der E-Mail Analysesoftware verfügt über Funktionen, die Out Of Office Benachrichtigungen entfernen und Antworten so zu kategorisieren helfen, dass Sie diese relativ einfach an unterschiedliche Abteilungen weiterleiten bzw. in Ihr CRM System integrieren können.

Vielen Dank für Ihr Interesse. Haben Sie weitere Fragen, die wir vielleicht in einem künftigen Q&A Blog Beitrag aufgreifen dürfen? Senden Sie uns eine E-Mail oder nutzen Sie einfach das Kommentarfeld unten.

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